Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, apa yang harus dikerjakan dan siapa yang akan mengerjakannya.
Beishline (1957) mengungkapkan bahwa;
….Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab, mengapa hal itu harus dicapai.

Dari pendapat tersebut jelas diketahui bahwa pada dasarnya membuat perencanaan itu menyangkut 5 W+I H (What, Who, Why, When, Where dan How) yang secara singkatnya akan dijelaskan sebagai berikut;
1. What : Apa yang harus dikerjakan
2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan
3. Who : Siapa yang akan mengerjakan
4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan
5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan
6. How : Bagaimana cara mengerjakannya
Untuk itulah dalam membuat sebuah perencanaan yang baik, seorang pemimpin harus benar-benar tanggap terhadap kondisi lingkungan sekitarnya dan bisa memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul di masa yang akan datang. Lebih lanjut Roger A. Kauffman (1972) menjelaskan bahwa Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin.
Memang tidak bisa dipungkiri bahwa dalam membuat perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan dating. Sesuai dengan yang diungkapkan oleh E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision Management bahwa;
Perencanaan adalah Suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang.

Merujuk pada pendapat tersebut, berdasarkan kurun waktunya sering kita kenal dengan perencanaan tahunan atau jangka pendek (kurang dari 5 tahun), rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun) dan rencana jangka panjang (diatas 10 tahun).
Memang benar untuk membuat perencanaan yang baik seorang pemimpin harus mampu memprediksi jauh kedepan, kemungkinan-kemungkinan yang mungkin terjadi, baik itu kesalahan maupun kegagalan sehingga hasil yang dicapai akan sesuai dengan harapan. Untuk membuat perencanaan yang baik harus memuat beberapa hal sebagai berikut;
a. Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan bisa dihasilkan.
b. Penjelasan mengapa rencana itu harus dilakukan atau dikerjakan dan mengapa tujuan tertentu harus dicapai.
c. Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana dimana rencana tindakan harus dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan.
d. Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan kapan selesainya tindakan itu di setiap unit organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan dalam unitnya.
e. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu.
f. Penjelasan secara rinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan benar.
Sedangkan untuk membuat rencana yang baik, sehingga hasilnya sesuai dengan harapan maka perlu melalui beberapa macam proses perencanaan sebagai berikut;
a. Pendekatan Perkembangan yang menguntungkan (Profitable Growth Approach).
Seperti yang kita ketahui bahwa masyarakat kita semakin hari semakin berkembang. Dengan perkembangan yang terus menerus tersebut akan terjadi ketidakseimbangan antara sarana dan kebutuhan masyarakat. Untuk itulah diperlukan adanya proses perencanaan yang baik sehingga lembaga bisa terus berkembang dan tetap dipercaya oleh masyarakat.
Proses perencanaan tersebut dapat lakukan dengan menganalisa sarana dan prasarana yang dimiliki, kemudian menghubungkannya dengan kebutuhan masyarakat sehingga akan diketahui kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul, mencari solusi yang terbaik dan perkembangan yang menguntungkan bagi lembaga pasti akan diperoleh.
b. Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath).
Perencanaan memang sangat penting untuk dilakukan. Untuk membuat suatu rencana yang baik maka kita perlu memperhatikan dan menganalisa beberapa factor baik ekstern maupun intern. Factor-faktoir tersebut harus menyangkut kelebihan (Strength) yang dimiliki, kelemahannya (Weaknesses), kemungkinan yang mungkin terjadi (Opportunity), dan hambatan yang mungkin dihadapi (Treath).
Setelah keempat factor tersebut diketahui, maka kita dapat menyusun rencana yang strategis yang kemudian diterjemahkan dalam rencana-rencana operasional dengan mencantumkan target-target yang harus dicapai dari rencana operasional tersebut. Di mana secara jelas dapat digambarkan dalam bagan berikut;

Gambar: Proses Perencanaan
Adapun kegunaan dalam suatu perencanaan adalah sebagai berikut;
a. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
b. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang sudah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga bisa dihindari lebih awal.
c. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin muncul sehingga sehingga lebih waspada dan dan dapat diselesaikan dengan cepat.
d. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali.