Pengertian Bagian Kepegawaian

Handoko (1994 : 14) menjelaskan bahwa “Bagian Kepegawaian adalah departemen pelayanan yang membantu para karyawan dan pimpinan organisasi”.
Sedangkan menurut Manullang (1984 : 25) Bagian Personalia adalah “Bagian urusan pegawai merupakan ‘service department’ yang membantu mengerjakan segala masalah kepegawaian yang dihadapi oleh setiap pimpinan”.
Dengan demikian bagian kepegawaian adalah bagian yang menangani masalah individu atau personal yang apabila hal ini diaplikasikan dalam organisasi adalah mengenai para pegawai atau karyawan.
Berkaitan dengan ini, maka Badan Kepegawaian/Bagian Kepegawaian mempunyai peranan yang sangat menentukan dalam pengelolaan dan peningkatan kualitas pegawainya. Hal ini dapat dimaklumi karena keberhasilan organisasi pemerintah sangat dipengaruhi oleh aparatur pelaksananya.
Untuk keperluan itu bagian kepegawaian perlu menjalankan fungsi-fungsinya yang menurut Jiwanto (1985 :7) sebagai berikut :
1. Fungsi managerial terdiri atas :
- Perencanaan (planning)


- Pengorganisasian (organising)
- Pengarahan (directing)
- Pengawasan (controlling)
2. fungsi operasional terdiri atas :
- Pengadaan karyawan (recruitment)
- Traininng dan pengembangan karyawan (training and development)
- Balas jasa (compensation)
- Pengintegrasian pegawai (integration)
- Pemutusan hubungan kerja (sparation)
3. Peranan dan kedudukan managemen personalia dalam mencapaian tujuan organisasi secara terpadu.

Kemudian menurut Awig Dwi dan Marwan Asri (1986 : 26) menyatakan bahwa salah satu fungsi utama bagian personalia adalah :
1. Merencanakan tenaga kerja atau pegawai;
2. Mengorganisir pegawai dengan memberikan perincian tugas guna menghindari ketidakjelasan pekerjaan;
3. Memberikan intensif kepada pegawai baik bersifat positif maupun negatif;
4. Pelaksanaan pengawasan, menilai pekerjaan, masa kerja, dan sebagainya yang dijadikan dasar untuk pengembangan pegawai.

Dari pernyataan tersebut diperoleh kesimpulan bahwa fungsi yang dijalankan oleh Bagian Kepegawaian meliputi fungsi managerial dan operasional serta pengembangan prestasi kerja pegawai. Dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsi dimaksud perlu adanya uraian tugas sebagai ruang lingkup dan pedoman kerja Bagian Kepegawaian. Ruang lingkup ini menurut Musanef (1992 : 23) meliputi :
a. Umum terdiri dari :
1. Penyusunan rencana kerja;
2. Pengadaan pegawai;
3. Pengangkatan calon pegawai;
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan;
5. Pengangkatan calon pegawai menjadi Pegawai Negeri Sipil;
6. Penyusunan daftar susunan kepangkatan;
7. Pendidikan dan latihan;
8. Kenaikan pangkat;
9. Kenaikan gaji berkala;
10. Tunjangan-tunjangan;
11. Mutasi jabatan;
12. Mutasi biasa;
13. Cuti;
14. Pemberian penghargaan;
15. Pembinaan kesejahteraan pegawai;
16. Taspen;
17. Pemberhentian;
18. Pensiun.
b. Khusus :
1. Pembinaan tenaga kekaryawanan atau perbantuan anggota ABRI;
2. Penyelesaian kasus-kasus perorangan;
3. Penggantian surat-surat yang hilang;
4. Peninjauan masa kerja;
5. Penyelesaian masalah-masalah kepegawaian yang bersifat kemanusiaan;
6. Penyelesaian NIP, KARPEG dan TASPEN.

Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada bagian kepegawaian sangat berkaitan dengan pemberian motivasi, peningkatan kemampuan pegawai dan kejelasan atas peran.
Kebijaksanaan dalam penyelenggaraan kepegawaian telah ditetapkan oleh Presiden bersama DPR dalam bentuk Undang-Undang yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 pada pasal I yang dimaksud dengan : “Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku”.
Kemudian jenis-jenis pegawai negeri diatur dalam ketentuan berikut yaitu pada pasal 2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 :
(1). Pegawai Negeri terdiri dari :
a. Pegawai Negeri Sipil;
b. Anggota Tentara Nasional Indonesia; dan
c. Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia.
(2). Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a, terdiri dari :
a. Pegawai Negeri Sipil Pusat; dan
b. Pegawai Negeri Sipil Daerah.

Untuk dapat memahami macam-macam Pegawai Negeri Sipil ini dijelaskan dalam penjelasan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagai berikut :
a. Yang dimaksud dengan Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah Pegawai Negeri Sipil yang gajinya dibebankan pada Anggaran Perdapatan dan Belanja Negara dan bekerja pada Departemen, Lembaga Pemerintah Non-Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Instansi Vertikal di Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota, Kepaniteraan Pengadilan, atau dipekerjakan untuk menyelenggarakan tugas negara lainnya.
b. Yang dimaksud dengan Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah Pegawai Negeri Sipil Daerah Propinsi/Kabupaten/kota yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan bekerja pada Pemerintah Daerah, atau dipekerjakan di luar instansi induknya.
Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah yang diperbantukan di luar instansi induk, gajinya dibebankan pada instansi yang menerima perbantuan.

Dari penjelasan-penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pegawai Negeri Sipil baik Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Daerah yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan diangkat oleh pejabat yang berwenang, diserahi tugas tertentu serta digaji oleh negara berdasarkan Peraturan per-Undang-undangan yang berlaku.
Adapun Pegawai Negeri Sipil yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh Pegawai Negeri Sipil yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang meliputi :
a. Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan pada daerah otonom.
b. Pegawai Negeri Sipil Daerah yang ada di jajaran Sekretariat Daerah Kabupaten Malang.